ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA EFICAZ: O DESAFIO

O grande desafio da banca jurídica é conciliar excelência e previsibilidade com realização de lucros

Construir um negócio jurídico eficaz é, em geral, tarefa superior à capacidade do operador do Direito, mesmo que ele seja um advogado competente. É um desafio a ser realizado por um gestor empresarial, que tenha visão sistêmica da banca jurídica, não como um mero escritório de advocacia, mas como uma empresa a ser organizada e posicionada estrategicamente no mercado; que seja capaz de atender às necessidades de seus clientes-alvo, com um padrão de excelência sistematizado, e que gere lucro e satisfação profissional a seus sócios e colaboradores.

Infelizmente, é raro encontrar um advogado que seja, ao mesmo tempo, tecnicamente capacitado e gestor competente. Dificilmente, esses dois profissionais "habitam" a mesma pessoa, principalmente se levarmos em conta as instituições de ensino do Direito e seus currículos acadêmicos.

A premissa anterior pode levar o advogado a acreditar que é preciso mudar o foco de sua formação profissional e priorizar a qualificação em administração de empresa no lugar de sua formação técnico-jurídica. Mas não é o caso. Defendemos que o advogado deve continuar sendo competente em Direito, pois esse é seu negócio e sua função social.

Então, como solucionar esse dilema, já que o advogado tem de continuar sendo competente juridicamente, mas seu negócio, o escritório-empresa, precisa ser construído e administrado com base em modernos conceitos gerenciais?

A resposta é simples: ao iniciar um escritório jurídico, é preciso investir tempo e recursos financeiros na elaboração de um Modelo de Escritório Eficaz, juntamente com os investimentos em mobília, computadores, equipamentos e demais itens necessários ao desenvolvimento de um negócio.

É necessário elaborar um modelo de trabalho no qual todas as operações do escritório ocorram de maneira sistemática, com pouca necessidade de tomada de decisões rotineiras e intervenções mínimas.

O modelo deve prever e sistematizar todas as operações administrativas do escritório, elaborando rotinas e processos que transformem os objetivos a serem alcançados em resultados previsíveis. Nada nesse modelo pode ficar em aberto, a não ser os processos e as consultorias jurídicas a serem prestadas a seus clientes pela equipe de advogados. Mesmo assim, muitos dos procedimentos de preparação de processos devem também ser sistematizados. Apenas a produção intelectual ficará sujeita à intervenção da competência técnica e criatividade do advogado na busca de soluções eficazes para seus clientes.

É necessário elaborar um modelo de trabalho no qual todas as operações do escritório ocorram de maneira sistemática, com pouca necessidade de tomada de decisões rotineiras e intervenções mínimas. O sistema deve fazer as coisas acontecerem, sempre, de forma rotineira e previsível, deixando aos operadores do Direito apenas a incumbência de se dedicarem a sua função maior, que é ser advogado.
O modelo aqui proposto segue a mesma lógica de franquia, como a de um empreendedor que resolve comprar uma lanchonete McDonalds, por exemplo. Após pagar o valor acertado, ele vai receber, junto com o contrato, um conjunto de manuais de procedimentos e um treinamento sobre como operar aquela lanchonete.

Cumpridas as etapas do processo, o próprio sistema fará com que o profissional obtenha sucesso, mesmo que ele nunca tenha dirigido um negócio como este, pois todas as ações necessárias ao bom funcionamento do empreendimento estão previstas nos manuais e são detalhadas no treinamento obrigatório para os novos franqueados. A possibilidade de o negócio do tipo franquia fracassar é muito pequena, pois o sistema é elaborado por profissionais competentes, que previram todas as situações e encontraram, antecipadamente, soluções para elas.

O advogado pode fazer a mesma coisa: esse profissional, ao iniciar uma banca jurídica, sozinho ou com sócios, deve contratar um gestor competente, que o oriente na elaboração de um modelo de escritório eficaz. Esse é um investimento que, em geral, pouquíssimos advogados estão dispostos a fazer, mas que é absolutamente necessário ao sucesso de seu empreendimento.

Com o objetivo de orientar os que pretendem iniciar um escritório jurídico, e também os advogados que já estão no negócio, mas sentem dificuldade de torná-lo lucrativo e próspero, vamos detalhar as quatro principais etapas necessárias à elaboração do Modelo de Escritório Eficaz.

Etapa 1
Definição dos sócios e da disponibilidade de recursos para o empreendimento
Nesta etapa, os futuros sócios do novo empreendimento devem se reunir, para analisar a viabilidade do negócio, definir quem participará, quanto de recursos financeiros serão necessários para financiar o projeto e como irão consegui-los. Além disso, é preciso avaliar as habilidades e as competências de cada integrante e ponderar sobre as relações interpessoais dos membros, tão necessárias à manutenção da harmonia e fundamentais para superar os muitos desafios; refletir sobre os objetivos pessoais e profissionais dos membros, além de muitos outros fatores que precisam ser discutidos e analisados nesta fase.

Etapa 2
Elaboração de um plano de negócios do novo escritórioUma vez realizadas as definições e análises da etapa anterior, e de posse da estimativa de capital que os sócios poderão levantar, passa-se, então, para a nova etapa: elaborar o plano de negócios. Neste plano, é preciso definir a missão, os valores, os objetivos, as metas, as áreas de atuação e, principalmente, como a nova empresa será organizada. Para isso, é necessário cumprir algumas etapas intermediárias. São elas:

Elaboração do organograma funcional da nova empresa

Os sócios agora devem fazer a divisão de funções, tarefas e responsabilidades, construindo a estrutura organizacional da empresa, de acordo com um organograma funcional. Digamos que sejam três sócios, que, naturalmente, serão os membros do conselho diretor da empresa. Esse conselho tem a função e a autoridade maior do empreendimento e deve se reunir periodicamente, para tomar as decisões mais importantes e estratégicas do negócio.

Os três sócios devem analisar as habilidades e as competências de cada um, levando em conta também a participação acionária dos membros, e nomear um dos sócios para diretor-geral da empresa (digamos que seja o sócio 1). Este sócio será o responsável pela direção do negócio no dia a dia.

Na mesma reunião, as demais funções e responsabilidades deverão ser divididas, formando a composição da diretoria do escritório: o sócio 2, por exemplo, ficará responsável pela diretoria comercial e o sócio 3 pela diretoria operacional. O sócio 1 poderá acumular, juntamente com a diretoria-geral, a função de diretor administrativo.

O organograma simulado ficaria assim representado:

Nesta terceira etapa, e com base na estrutura organizacional já definida para a nova empresa, tem início a criação do Modelo de Escritório Eficaz, propriamente dito.

Estudo de mercado

Nesta etapa, os sócios do escritório devem pesquisar profundamente o mercado. Analisar suas próprias competências e estudar a forma de oferecê-las ao mercado, de maneira única e estratégica; coletar dados sobre os concorrentes, oportunidades e tendências, ponto estratégico onde estabelecer o escritório, os possíveis nichos e os clientes-alvo.

Elaboração do plano estratégico de marketing jurídico

O plano de marketing deve ser elaborado utilizando a consultoria de um especialista, que oriente os advogados do escritório, em especial o diretor comercial, sobre como elaborar o plano estratégico e incorporar, nas rotinas do escritório, as ações e as ferramentas necessárias à promoção do escritório no mercado.

Elaboração do plano administrativo e financeiro

O plano administrativo e financeiro será criado sob a responsabilidade do diretor administrativo, também com a consultoria de um especialista, e deve prever o funcionamento de toda a estrutura organizacional da empresa: funções, tarefas e responsabilidades, política de recursos humanos, contas a pagar e a receber etc.

Elaboração do plano operacional

O responsável pela diretoria operacional deve liderar o desenvolvimento deste plano, também com a ajuda de um especialista, levando em conta os modelos de funcionamento de escritórios de sucesso, e tendo em vista o tipo de cliente e o tipo de proposta de trabalho do escritório no mercado.

Etapa 3
Criação do modelo de escritório eficaz
Nesta terceira etapa, e com base na estrutura organizacional já definida para a nova empresa, tem início a criação do Modelo de Escritório Eficaz propriamente dito.

Criação do nome, da logomarca e layout do escritório

O primeiro passo é definir um nome estratégico, criar a "logo" do escritório, definir padrões, cores e layout da empresa, para que ela possa funcionar de acordo com os modernos padrões empresariais.

Elaboração de manuais operacionais e de procedimentos

Esta fase é uma das mais importantes, pois é nela que serão elaborados os manuais operacionais e de procedimentos, que servirão de orientação para que sócios e colaboradores possam desenvolver suas funções e tarefas rotineiras, de forma padronizada e sistematizada, criando condições de previsibilidade do resultado de suas tarefas.

É importante salientar que a empresa deve ser construída e organizada em torno de funções, e não de pessoas. Como membros e colaboradores podem ser alterados eventualmente, as funções e os procedimentos do escritório devem permanecer intactos, só devendo ser modificados dentro de um processo de melhoria contínua, preestabelecido pela empresa.

Cada função, cada tarefa, cada ação dentro de escritório deve ser estabelecida e descrita nos manuais, como uma "receita de bolo", de forma clara, levando em conta todas as possíveis interferências.

Dessa forma, um sócio ou funcionário do escritório que tiver qualquer dúvida sobre como a tarefa deva ser realizada deve simplesmente consultar o manual apropriado, para sanar sua dúvida.

Contratação de software de gestão

Sugerimos que o novo escritório adquira um software de gestão, que sirva de plataforma e de ferramenta para utilização do Modelo de Escritório Eficaz.

Em geral, os softwares disponíveis no mercado foram desenvolvidos com custos compatíveis com a capacidade das pequenas empresas e apresentam soluções bastante eficazes para escritórios de advocacia.

Eles devem ser compatíveis com o site do escritório e podem gerenciar desde o acompanhamento dos processos, fluxo de informações, gestão de produtividade e operação, controles financeiros até análise de resultados, agenda de compromissos, relacionamento com clientes e outras facilidades.

Etapa 4
Elaboração de planejamentos para implantação da nova empresa

Nesta última etapa, de posse do plano de negócio, do organograma, dos planos estratégicos da empresa, bem como dos recursos humanos e financeiros, os sócios de escritório devem criar um planejamento para a implantação do Modelo de Escritório Eficaz.

Deve-se definir o cronograma de datas, fazer a distribuição das responsabilidades e das tarefas entre sócios, eventuais colaboradores e consultores que forem contratados para a elaboração e implantação do modelo de negócio.

O Modelo de Escritório Eficaz, se bem construído, cumprirá um papel fundamental no sucesso e na prosperidade do empreendimento. Mas é fundamental que o modelo seja elaborado por profissionais especializados e competentes, pois dificilmente o advogado sozinho terá condições de elaborar um modelo de negócios eficaz.

Os profissionais do setor precisam mudar o paradigma e saber que, da mesma forma que é natural e importante investir na montagem do mobiliário e equipamentos do escritório, é mais importante ainda gastar tempo e recursos financeiros com o desenvolvimento de um plano de negócios e um modelo do escritório eficaz.

Certamente, este investimento terá retorno certo, com grande impacto nos resultados a serem alcançados. Sugerimos que o advogado invista no modelo de gestão da mesma forma que um empreendedor investe na compra de uma franquia. O objetivo é ter um empreendimento que funcione de fato e que possa fornecer serviços com alto padrão de qualidade a seus clientes, de forma previsível e lucrativa.

 FONTE: Revista Visão Jurídica, Autor:

Ari Lima
Empresário, engenheiro civil, escritor e consultor especialista em gestão de escritórios e marketing jurídico.contato@arilima.com / www.arilima.com / (31) 3643-4980